ELEMENTOS Y FASES DEL
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
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La organización es una estructura que combina el esfuerzo de los individuos o grupos de los diferentes niveles de la organización, con los elementos necesarios dentro o fuera de la organización para que se cumplan los objetivos planificados.
La organización tiene tres objetivos, que pueden ser
intercalados o ser independientes entre
sí: El crecimiento, la estabilidad y la interacción; las metas para estos
objetivos varían de acuerdo a cada organización.
Los autores Stephen Robbins y Mary Coulter, citan seis elementos claves de la organización, estos constituyen los principios de organización que se detallan a continuación:
- Especialización del trabajo
- Departamentalizacion
- Cadena de Mando
- Amplitud de Control
- Centralizacion y Decentralizacion
- Formalizacion
La organización puede simplificarse por tres etapas:
1.
Actividades y funciones.
2.
Jerarquías para niveles de autoridad.
3.
Obligaciones que deben asignarse a cada persona.
Partes y funciones diversas de la organización:
a) ningún organismo tiene partes idénticas, ni de igual
funcionamiento.
b) Unidad funcional: esas partes diversas, con todo tienen
un fin común e idéntico.
c) Coordinación: precisamente para lograr un fin, cada parte
pone una acción distinta, pero complementaria de las demás y ayudan a las demás
a construirse y ordenarse conforme a una teleología específica.
1.-Toda organización se crea para lograr un conjunto de
propósitos, todas las finalidades se logran en forma diferente, por
consiguiente, para que se logren las metas de la organización las tareas deben
ser establecidas primero.
2.-Dividir la carga total de trabajo en actividades que pueden
ser ejecutadas en forma lógica, por una persona o grupo de personas.
Las
organizaciones se crean porque el trabajo que debe realizarse no puede hacerlo
una persona, de ahí que el trabajo deba dividirse adecuadamente entre sus miembros.
Por adecuadamente entendemos, primero, que a los individuos se les asignaran
las tareas con base a su cualidad para ejecutarlas, y segundo, que a ninguna
persona, se le puede imponer una carga de trabajo demasiado pesada o ligera.
3.-Combinar el trabajo de los miembros de la organización de
modo lógico y eficiente.
A medida que una organización crece y contrata a mas
personal para llevar a cabo las actividades, se hace necesario agrupar a las
personas cuya tarea guarda relación entre sí. Ventas, recursos humanos,
mercadotecnia, producción, manufactura. A esta agrupación del trabajo suele
llamarse departamentacion.
4.-Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los
miembros que un poco unitario y armonioso.
A medida que los individuos y
departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las
metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros. Los
gerentes de mercadotecnia de una compañía pueden hacer presión para que se
apruebe un presupuesto mayor de publicidad y así estimular la demanda, aun
cuando el interés general de la compañía convenga mas invertir en creces en
equipo automatizado y reducir los costos.
Vigilar la eficiencia de la organización y hacer ajustes
para mantenerla mejorarla.
Dado que organizar es un proceso constante, se
requiere una evaluación periódica de los cuatro pasos precedentes. A medida que
la organización crece y cambia las situaciones hay que evaluar su estructura a
fin de asegurarse de que sea compatible por una operación eficaz y eficiente
para satisfacer las necesidades presentes. La división del trabajo es
fraccionar una tarea, de modo que cada individuo sea responsable y realice un
conjunto de actividades y no toda la tarea.
*La departamentalizacion es el agrupamiento de actividades
para las que son semejantes y estén relacionadas lógicamente entre sí.
*La
departamentalizacion representa la estructura formal de la organización tal
como aparecería en un organigrama.
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Técnicas de Organización.
1a Regla. Debe da hacerse, una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren, deben establecerse en el primer nivel jerárquico.
2a. Regla. Debe de definieres en forma sencilla, o precisarse al menos, cada una de las funciones listadas. De ello podrá resultar:
Que se encuentren dos o más idénticas.
Que se encuentren algunas superposiciones parciales.
3a. Regla. Para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idéntica manera, hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerárquico dentro de cada departamento o división.
4a. Regla. Se repite en forma idéntica esta operación, hasta alcanzar los últimos niveles dentro de cada uno de los departamentos y agotar todas las funciones que se desean realizar.
5a. Regla. Cuando se tiene una división funcional teorica, se reúnan las funciones obtenidas en unidades concretas de organización.
6a. Regla. La forma de consignar esta departamentizacion concreta suele ser doble.
